• brc Le petit monde de Vincent Émile - Classements

    11 février 2019

    Le petit monde de Vincent Émile

    brc Les comptes de Vincent Émile - R

    Vincent Émile est un nom fictif créé pour la sonorité... ascendante de ses syllabes : 20, 100 et 1000, ce qui donne de l'optimisme ! Gérer une entreprise ne se résume certes pas à aligner des chiffres, mais demande un minimum de base, une touche de rigueur et une bonne dose de bon sens. Ce n'est pas parce que vous aurez acquis un logiciel dernier cri de compta que vous deviendrez expert-comptable... Il ne faut pas confondre l'outil et la pratique. Aussi, il est profitable de connaître quelques astuces, si insignifiantes soient-elles, qui sauront sans vous prendre la tête vous seconder utilement.

    Le petit monde de Vincent Émile - Classements

    Si vous êtes embauché dans une grosse entreprise, il n'est pas rare que l'on vous impose, dès le début, un mode de classement pour les différents dossiers à traiter, selon votre affectation.

    Si vous devenez entrepreneur à votre compte, ou embauchant peu d'employés, vous vous retrouvez maître du classement... en principe et dans tous les domaines (courrier divers, imprimés, comptes fournisseurs/clients, etc.).

    Des classements, il y en a des tas. Cependant, les grandes méthodes de classement sont universelles : classement chronologique (horodatage), alphabétique et thématique (intitulé de dossier), soumis aux différentes exigences temporelles (plannings). Le tout est de vous mettre d'accord avec vous-même sur le choix au démarrage de l'entreprise, et vous y tenir par la suite.

    Ces méthodes pouvant être bien sûr combinées, il faut toujours commencer par vous poser ces questions : dois-je conserver ce document ? pendant combien de temps ? durant quelle période doit-il rester facilement accessible avant d'être archivé ?

    Quelle que soit la méthode de classement choisie, pour être efficace, elle doit impérativement permettre un repérage rapide, être compréhensible par tous et rester évolutive. Une conception bien pensée suppose d'avoir analysé au préalable le type d'informations que vous serez amené à traiter.

    Les documents devenant de plus en plus électroniques, il est conseillé d'organiser les enregistrements dans votre ordinateur de la même façon que votre classement "papier" (chronologique - horodatage -, alphabétique, thématique, etc.), pour des raisons évidentes de clarté (et pour vous y retrouver !). À noter que l'informatique introduit des fonctionnalités supplémentaires puisque les fichiers peuvent être indexés quasi automatiquement.

    Comment classer

    Les priorités

    brc Le monde de Vincent Émile - Classements

    S'il est un élément que l'on n'apprend malheureusement plus en école de "commerce" et qui serait pourtant dommage d'abandonner, c'est bien la notion de "priorité". De nos jours, et pas qu'en entreprise, toute info est traitée sur le même plan, sans souci de hiérarchiser.

    Si ce travail de classement (car s'en est un) peut paraître ralentir le cours des choses (ce n'est qu'une illusion, mais de nos jours tout doit aller vite et on ne sait même plus pourquoi), il permet au contraire d'en gagner, ne serait-ce dans le traitement des réponses à donner.

    En partant de la tâche la plus urgente vers la pas importante, vous êtes assuré de ne rien omettre. Et si vous n'avez pas de temps pour le "reste", la terre ne s'arrêtera pas de tourner pour autant !

    Quoi est urgent ET important ?

    Exemple, l'urgence d'importance absolue est l'accident. Qu'il soit corporel et/ou matériel, toute affaire cessante, il faut agir sans tarder : déclarations, joindre les assurances, services médicaux, gendarmerie, réparateurs, etc. selon le cas de figure. Il y a aussi "urgence" de créer une "cellule de crise" le cas échéant. Vous ne devez pas déléguer.

    Quoi est urgent ET non-important ?

    Une embauche, par exemple, peut constituer une urgence (surcroît de travail) mais n'est pas "importante" dans ce sens qu'il n'y a pas de conséquences pécuniaires en cas de retard (pénalités, amendes, etc.). Vous pouvez déléguer.

    Quoi est important ET non-urgent ?

    Le calendrier de l'entreprise comporte des dates fixes importantes comme les déclarations de revenus, de TVA (tenir compte de la date butoir), paiements aux diverses caisses et administrations, des salaires (règlements à date fixe), etc., sans surprise puisque aux mêmes dates, constituent les gestes importants, non urgents puisque planifiés.

    Quoi est non-urgent ET non-important ?

    C'est le reste, la pub, les "pourriels" pour les e-mails... Votre entreprise n'a pas besoin de s'encombrer de messages inutiles, éliminez-les sans autre forme de procès.

    Voilà pour les grandes lignes du "classement". Nous reviendrons ultérieurement pour affiner. En attendant, prenez "bonnes notes" !

     

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    voir

    [https://www.le144-coworking.fr/blog/9-erreurs-eviter-comptabilite/]

    [https://apprendre-vite-et-bien.com/p-outils_d_organisation_personnelle]

    Documents sur digiSchool - Cours gratuits, Modèles, Fiches [https://www.doc-etudiant.fr/]

    [https://www.notretemps.com/droit/conso/papiers-garder-jeter-conservation-documents,i3125]